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社会人に求められる電話の対応

電話の基本的な受け方

自分の家に掛かってくる電話とは違って、仕事場で受ける電話は様々なマナーが存在します。ここではそのマナーについて紹介します。
まずは、電話がかかってくる前に準備を整えましょう。筆記用具とメモなど、会話の内容を書き留めるものを用意する必要があります。電話がいつかかってきても大丈夫なように、デスクのすぐ手に取れる場所に置いておきましょう。
そして、電話が掛かってきたら、なるべく早く出るようにしましょう。電話をかけてきた相手を待たせてはいけません。3コール以内に出ることを心掛けましょう。もしも3コール以内に出ることができなかった場合は、冒頭で遅れてしまったことを謝罪するようにしましょう。また、電話に出るまでにかなりの時間がかかってしまった場合は、大変お待たせいたしましたと詫びの一言を付け加えると、良い印象を与えることができます。

電話応対にメモは欠かせない

一般的に、作業中のものを一度中断して対応するものが、電話応対です。ですから、例え電話の内容が簡単なものだったとしても、再び自分の作業に戻るとふと頭から抜けてしまう可能性も考えられます。更に、電話を取り次ぎたくてもその人が不在だった場合などは、あとから正確にその内容を伝えなければなりません。
様々な要因を考えて、電話の内容をメモに書き留めることは必須とも言えるでしょう。そのためにも、メモの取り方もより正確性が求められます。
まずは、いつその電話がかかってきたか、そして誰が電話をかけてきたかをきちんと記しましょう。そして、用件についても同様に正確に書く必要があります。かかってきた電話を後から折り返すのか、また先方から指定された時間に再び電話が掛かってくるのか、メールが送られてくるのかなど、先方に必要な対応、必要な場合は先方の連絡先、そして最後に電話を受けた人の名前を書けば完璧です。


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